Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking die in deze verklaring wordt beschreven, is:

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat wij daartoe niet verplicht zijn (artikel 37 AVG).

2. Overzicht

3. Onze website (almo-consulting.eu / almo-consulting.be)

Wanneer u onze website bezoekt, registreren onze servers technische gegevens: uw IP-adres, uw browser, de pagina's die u opvraagt en het tijdstip van uw bezoek. Serverlogs worden gedurende een korte periode bewaard voor beveiligingsdoeleinden.

Wij gebruiken zelf gehoste webanalyse zonder cookies om inzicht te krijgen in hoe de website wordt gebruikt: bezochte pagina's, verwijzende website, browser en type apparaat, en de locatie bij benadering (land, regio en stad). Deze gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om inzicht te krijgen in het gebruik van de website in de loop van de tijd.

Er worden geen cookies geplaatst en de webanalyse slaat niets op uw apparaat op. Als u de schakelaar voor de lichte en donkere weergave gebruikt, wordt uw keuze in uw browser onthouden.

Rechtsgrond: gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f) AVG) - de beveiliging en werking van de website, en inzicht in hoe de website wordt gebruikt.

4. Onlinetool (api.datatoolset.eu)

Adressen die u opgeeft om op te zoeken, worden alleen verwerkt om het resultaat te leveren en worden niet bewaard.

Serverlogs worden gedurende een korte periode bewaard voor beveiligingsdoeleinden en om misbruik te voorkomen.

Rechtsgrond: gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f) AVG) - het aanbieden van de tool die u gebruikt, en het veilig en vrij van misbruik houden ervan.

5. Vragen per e-mail en telefoon

Als u per e-mail of telefonisch contact met ons opneemt, verwerken wij uw naam, uw contactgegevens en de inhoud van uw bericht om u te antwoorden.

Vragen die niet tot een overeenkomst leiden, worden 2 jaar na het laatste contact verwijderd. Correspondentie die deel gaat uitmaken van een klantendossier, wordt bewaard zoals beschreven onder "Klanten en facturatie".

Rechtsgrond: gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f) AVG) bij het beantwoorden van vragen of, als de vraag tot een overeenkomst leidt, het nemen van maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst en de uitvoering ervan (artikel 6, lid 1, onder b) AVG).

6. Telefonische berichten (voicemail)

Oproepen naar ons nummer +32 2 886 22 30 worden beantwoord door een geautomatiseerde voicemail. De begroeting deelt u mee dat het gesprek wordt opgenomen en verwerkt door een geautomatiseerd systeem dat gebruikmaakt van artificiële intelligentie.

Als u een bericht achterlaat, verwerken wij uw telefoonnummer (of "afgeschermd" als u uw nummer afschermt), de datum, het tijdstip en de duur van de oproep, de taal die u kiest, uw ingesproken bericht (maximaal 180 seconden), de transcriptie ervan en een door AI gegenereerde samenvatting. De samenvatting vermeldt de gegevens die u in uw bericht geeft: uw naam, bedrijf, onderwerp, terugbelnummer en gevraagde actie, en hoe dringend het bericht lijkt.

De opname wordt op onze eigen server omgezet in tekst met lokale spraakherkenning, met de spraak-naar-tekstdienst van Mistral AI (EU, zonder gegevensbewaring) als reserve. De transcriptie wordt samengevat door Mistral AI (EU, zonder gegevensbewaring).

De samenvatting en de transcriptie worden naar info@almo-consulting.be gemaild via EmailLabs, onze aanbieder van e-mailverzending in Polen. De geluidsopname wordt uit onze verwerkingssystemen verwijderd zodra de e-mail is afgeleverd. Als de automatische verwerking mislukt, ontvangen wij de opname in plaats daarvan als bijlage bij een e-mail; ze wordt dan samen met die e-mail bewaard.

Wij registreren elk bericht ook in ons CRM-systeem (klantrelatiebeheer), dat draait op onze eigen server in de Europese Unie: uw telefoonnummer, uw naam en bedrijf zoals u die opgeeft, de datum, het tijdstip en de duur van de oproep, de transcriptie en de samenvatting en, wanneer u ons iets vraagt, een opvolgtaak. Deze gegevens worden bewaard zoals andere aanvragen: ze worden 2 jaar na het laatste contact verwijderd, tenzij ze deel gaan uitmaken van een klantendossier.

Als u geen bericht achterlaat, of als uw bericht minder dan 2 seconden spraak bevat, ontvangen wij een e-mail over een gemiste oproep met uw telefoonnummer (of "afgeschermd") en het tijdstip van de oproep.

Voicemail-e-mails en e-mails over gemiste oproepen worden bewaard zoals andere vragen: ze worden 2 jaar na het laatste contact verwijderd, tenzij ze deel gaan uitmaken van een klantendossier. Een technisch oproeplogboek (telefoonnummer, tijdstip, duur en resultaat van de oproep, zonder inhoud van het bericht) wordt 90 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd.

Oproepen bereiken ons via onze telefonieaanbieder, DIDWW.

Rechtsgrond: gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f) AVG) bij het beantwoorden en opvolgen van oproepen of, als de oproep betrekking heeft op een overeenkomst of op maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, artikel 6, lid 1, onder b) AVG.

Er worden geen besluiten genomen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd in de zin van artikel 22 AVG: de samenvatting helpt ons alleen om u terug te bellen, en een mens beslist over de verdere opvolging.

7. Klanten en facturatie

Wij verwerken de contact- en contractgegevens van onze klanten en hun vertegenwoordigers, en de facturen die wij uitreiken, om onze overeenkomsten uit te voeren en aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen te voldoen. Facturen worden elektronisch uitgereikt en onze boekhouding wordt gevoerd door een externe boekhouder.

Boekhoudkundige stukken worden 10 jaar bewaard, zoals de wet voorschrijft. Overige klantgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna tot de verjaringstermijn voor vorderingen is verstreken of de wettelijke bewaarplichten aflopen, naargelang welke termijn het laatst verstrijkt.

Wanneer een klant ons inschakelt voor projectwerk, is de klant doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dat project worden verwerkt. Wij treden dan op als verwerker en verwerken die gegevens uitsluitend volgens de gedocumenteerde instructies van de klant. Persoonsgegevens die bij projectwerk worden verwerkt, worden alleen gedeeld met de hieronder vermelde ontvangers of voor zover nodig om de overeengekomen diensten te leveren.

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b) AVG), nakoming van een wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c) AVG) en, voor het bewaren van gegevens tot de verjaringstermijn voor vorderingen is verstreken, gerechtvaardigde belangen bij de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (artikel 6, lid 1, onder f) AVG).

8. Verwerking namens ALMO Invest sp. z o.o.

Wij treden op als verwerker voor ALMO Invest sp. z o.o. bij het leveren van haar website (almo-invest.com.pl), webanalyse, voicemail, IT-diensten en back-ups. Voor die verwerking is ALMO Invest de verwerkingsverantwoordelijke. Zie de privacyverklaring van ALMO Invest: almo-invest.com.pl/prywatnosc.

9. Ontvangers

Afhankelijk van de activiteit kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan de volgende categorieën van ontvangers:

• aanbieders van hosting en contentlevering;
• aanbieders van e-maildiensten, waaronder onze aanbieder van e-mailverzending (EmailLabs);
• onze telefonieaanbieder (DIDWW);
• aanbieder van spraakherkenning en AI-samenvatting (Mistral AI);
• onze bank en ons platform voor elektronische facturatie;
• onze externe boekhouder;
• overheidsinstanties, wanneer de wet dat vereist.

Onze aanbieders van hosting, contentlevering, e-maildiensten, telefonie, spraakherkenning en AI-samenvatting en ons platform voor elektronische facturatie treden op als verwerkers op basis van een overeenkomst en verwerken gegevens uitsluitend volgens onze instructies; dat geldt ook voor onze externe boekhouder, voor zover die gegevens volgens onze instructies verwerkt. Andere ontvangers, zoals onze bank en overheidsinstanties, verwerken gegevens als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte. Wanneer een aanbieder vanuit een land buiten de EER toegang kan hebben tot gegevens, gebeurt dit op basis van de standaardcontractbepalingen van de EU of een adequaatheidsbesluit. U kunt een kopie van de gebruikte standaardcontractbepalingen verkrijgen door contact met ons op te nemen via info@almo-consulting.be.

10. Beveiliging en back-ups

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en verlies.

Onze eigen back-ups worden binnen de Europese Economische Ruimte bewaard en volgens een vaste rotatie overschreven, zodat verwijderde gegevens uit de back-ups verdwijnen zodra de rotatie verloopt.

11. Uw rechten

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG - Verordening (EU) 2016/679) hebt u recht op:

• inzage in uw persoonsgegevens en een kopie ervan;
• rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• wissing van uw gegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar (artikel 21 AVG) tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie;
• overdraagbaarheid van gegevens die u ons hebt verstrekt, wanneer de verwerking op een overeenkomst berust en op geautomatiseerde wijze wordt verricht.

Recht van bezwaar: u kunt te allen tijde, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van artikel 6, lid 1, onder f) AVG (artikel 21, lid 1, AVG). Na uw bezwaar staken wij de verwerking van die gegevens, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking nodig is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@almo-consulting.be. Wij antwoorden binnen een maand na ontvangst van uw verzoek.

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, zijn gebaseerd in de zin van artikel 22 AVG.

12. Recht om een klacht in te dienen

Als u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens inbreuk maakt op de AVG, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit van de EU-lidstaat waar u woont of werkt, of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden.

13. Verplichting om gegevens te verstrekken

Om onze website te gebruiken, hoeft u geen persoonsgegevens te verstrekken; de hierboven beschreven technische gegevens worden automatisch geregistreerd wanneer u de website bezoekt.

Contact met ons opnemen is vrijwillig. Als u uw contactgegevens niet verstrekt, kunnen wij uw vraag niet beantwoorden.

Als u klant bent, is het verstrekken van uw gegevens een contractuele verplichting: wij hebben ze nodig om de overeenkomst te sluiten en uit te voeren, en zonder die gegevens is dat niet mogelijk. Het verstrekken van de gegevens die nodig zijn voor de facturatie, is een wettelijke verplichting op grond van de boekhoudkundige en fiscale wetgeving.

14. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring bijwerken. De datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan deze pagina geeft aan wanneer ze het laatst werd herzien.

Deze verklaring is beschikbaar in het Engels, het Nederlands en het Frans; de drie taalversies zijn gelijkelijk authentiek.

Voor vragen over deze verklaring of over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact met ons opnemen via info@almo-consulting.be.