Déclaration de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement pour les traitements décrits dans la présente déclaration est :

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données, car nous n'y sommes pas tenus (article 37 du RGPD).

2. Résumé

3. Notre site web (almo-consulting.eu / almo-consulting.be)

Lorsque vous visitez notre site web, nos serveurs enregistrent des données techniques : votre adresse IP, votre navigateur, les pages que vous demandez et l'heure de votre visite. Les journaux du serveur sont conservés pendant une courte période à des fins de sécurité.

Nous utilisons une mesure d'audience sans cookies, hébergée par nos soins, pour comprendre comment le site web est utilisé : pages visitées, site référent, navigateur et type d'appareil, et localisation approximative (pays, région et ville). Ces données sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour comprendre l'utilisation du site web dans la durée.

Aucun cookie n'est déposé et la mesure d'audience ne stocke rien sur votre appareil. Si vous utilisez le bouton d'affichage clair ou sombre, votre choix est mémorisé dans votre navigateur.

Base juridique : intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) - la sécurité et le fonctionnement du site web, et la compréhension de son utilisation.

4. Outil en ligne (api.datatoolset.eu)

Les adresses que vous soumettez pour recherche sont traitées uniquement pour fournir le résultat et ne sont pas conservées.

Les journaux du serveur sont conservés pendant une courte période à des fins de sécurité et de prévention des abus.

Base juridique : intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) - fournir l'outil que vous utilisez, en garantir la sécurité et le protéger contre les abus.

5. Demandes par e-mail et par téléphone

Si vous nous contactez par e-mail ou par téléphone, nous traitons votre nom, vos coordonnées et le contenu de votre message afin de vous répondre.

Les demandes qui n'aboutissent pas à un contrat sont supprimées 2 ans après le dernier contact. La correspondance intégrée à un dossier client est conservée comme décrit sous « Clients et facturation ».

Base juridique : intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) pour répondre aux demandes ou, lorsque la demande aboutit à un contrat, l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande et l'exécution du contrat (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD).

6. Messages téléphoniques (messagerie vocale)

Les appels vers notre numéro +32 2 886 22 30 sont pris en charge par une messagerie vocale automatisée. L'annonce d'accueil vous informe que l'appel est enregistré et traité par un système automatisé utilisant l'intelligence artificielle.

Si vous laissez un message, nous traitons votre numéro de téléphone (ou la mention « masqué » si vous masquez votre numéro), la date, l'heure et la durée de l'appel, la langue que vous choisissez, votre message enregistré (180 secondes au maximum), sa transcription et un résumé généré par IA. Le résumé reprend les informations que vous donnez dans votre message : votre nom, votre société, l'objet, le numéro de rappel et l'action demandée, ainsi que le degré d'urgence qui ressort du message.

L'enregistrement est transcrit sur notre propre serveur au moyen d'une reconnaissance vocale locale, avec, en secours, le service de transcription de Mistral AI (UE, sans conservation des données). La transcription est résumée par Mistral AI (UE, sans conservation des données).

Le résumé et la transcription sont envoyés par e-mail à info@almo-consulting.be via EmailLabs, notre prestataire d'envoi d'e-mails en Pologne. L'enregistrement audio est supprimé de nos systèmes de traitement dès que l'e-mail a été remis. En cas d'échec du traitement automatique, nous recevons plutôt l'enregistrement en pièce jointe d'un e-mail ; il est alors conservé avec cet e-mail.

Nous enregistrons également chaque message dans notre système de gestion de la relation client (CRM), qui fonctionne sur notre propre serveur dans l'Union européenne : votre numéro de téléphone, votre nom et votre société tels que vous les indiquez, la date, l'heure et la durée de l'appel, la transcription et le résumé ainsi que, lorsque vous nous demandez d'agir, une tâche de suivi. Ces données sont conservées comme les autres demandes : elles sont supprimées 2 ans après le dernier contact, sauf si elles sont intégrées à un dossier client.

Si vous ne laissez pas de message, ou si votre message contient moins de 2 secondes de parole, nous recevons un e-mail d'appel manqué indiquant votre numéro de téléphone (ou « masqué ») et l'heure de l'appel.

Les e-mails de messagerie vocale et d'appel manqué sont conservés comme les autres demandes : ils sont supprimés 2 ans après le dernier contact, sauf s'ils sont intégrés à un dossier client. Un journal technique des appels (numéro de téléphone, heure, durée et issue de l'appel, sans contenu du message) est conservé pendant 90 jours, puis supprimé automatiquement.

Les appels nous parviennent par l'intermédiaire de notre opérateur téléphonique, DIDWW.

Base juridique : intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) pour répondre aux appels et y donner suite ou, lorsque l'appel concerne un contrat ou des mesures précontractuelles prises à votre demande, article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD.

Aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé au sens de l'article 22 du RGPD n'est prise : le résumé nous aide uniquement à vous rappeler, et c'est une personne qui décide de la suite à donner.

7. Clients et facturation

Nous traitons les coordonnées et les données contractuelles de nos clients et de leurs représentants, ainsi que les factures que nous émettons, afin d'exécuter nos contrats et de respecter nos obligations comptables et fiscales. Les factures sont émises par voie électronique et notre comptabilité est tenue par un comptable externe.

Les documents comptables sont conservés pendant 10 ans, comme l'exige la loi. Les autres données des clients sont conservées pendant la durée du contrat, puis jusqu'à l'expiration du délai de prescription des actions ou la fin des obligations légales de conservation, la date la plus tardive étant retenue.

Lorsqu'un client nous confie une mission, il est généralement le responsable du traitement des données à caractère personnel traitées dans le cadre de ce projet. Nous agissons alors en tant que sous-traitant et ne traitons ces données que sur instruction documentée du client. Les données à caractère personnel traitées dans le cadre de nos missions ne sont communiquées qu'aux destinataires énumérés ci-dessous ou dans la mesure nécessaire à la fourniture des services convenus.

Base juridique : exécution d'un contrat (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD), respect d'une obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD) et, pour la conservation des données jusqu'à l'expiration du délai de prescription des actions, intérêts légitimes liés à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD).

8. Traitement pour le compte d'ALMO Invest sp. z o.o.

Nous agissons en tant que sous-traitant pour ALMO Invest sp. z o.o. pour la fourniture de son site web (almo-invest.com.pl), de sa mesure d'audience, de sa messagerie vocale, de services informatiques et de sauvegardes. Pour ce traitement, ALMO Invest est le responsable du traitement. Consultez sa déclaration de confidentialité : almo-invest.com.pl/prywatnosc.

9. Destinataires

Selon l'activité, les données à caractère personnel peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :

• prestataires d'hébergement et de diffusion de contenu ;
• prestataires de services de messagerie électronique, dont notre prestataire d'envoi d'e-mails (EmailLabs) ;
• notre opérateur téléphonique (DIDWW) ;
• prestataire de reconnaissance vocale et de résumé par IA (Mistral AI) ;
• notre banque et notre plateforme de facturation électronique ;
• notre comptable externe ;
• autorités publiques, lorsque la loi l'exige.

Nos prestataires d'hébergement, de diffusion de contenu, de messagerie électronique, de téléphonie, de reconnaissance vocale et de résumé par IA ainsi que notre plateforme de facturation électronique agissent en tant que sous-traitants dans le cadre d'un contrat et ne traitent les données que sur nos instructions ; il en va de même pour notre comptable externe, lorsqu'il traite des données sur nos instructions. Les autres destinataires, tels que notre banque et les autorités publiques, traitent les données en tant que responsables du traitement distincts. Nous ne vendons pas de données à caractère personnel.

Les données à caractère personnel sont traitées au sein de l'Espace économique européen. Lorsqu'un prestataire est susceptible d'accéder à des données depuis l'extérieur de l'EEE, cet accès est encadré par les clauses contractuelles types de l'UE ou par une décision d'adéquation. Vous pouvez obtenir une copie des clauses contractuelles types utilisées en nous contactant à l'adresse info@almo-consulting.be.

10. Sécurité et sauvegardes

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération et la perte.

Nos propres sauvegardes sont conservées au sein de l'Espace économique européen et écrasées selon une rotation fixe, de sorte que les données supprimées disparaissent des sauvegardes à l'issue de la rotation.

11. Vos droits

En vertu du règlement général sur la protection des données (RGPD - règlement (UE) 2016/679), vous avez le droit :

• d'accéder à vos données à caractère personnel et d'en recevoir une copie ;
• d'obtenir la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
• d'obtenir l'effacement de vos données ;
• d'obtenir la limitation du traitement ;
• de vous opposer (article 21 du RGPD) au traitement fondé sur des intérêts légitimes, pour des raisons tenant à votre situation particulière ;
• à la portabilité des données que vous nous avez fournies, lorsque le traitement est fondé sur un contrat et effectué à l'aide de procédés automatisés.

Droit d'opposition : vous pouvez à tout moment vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD (article 21, paragraphe 1, du RGPD). Dès que vous vous y opposez, nous cessons de traiter ces données, à moins que nous ne démontrions qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou que le traitement soit nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à l'adresse info@almo-consulting.be. Nous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande.

Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, au sens de l'article 22 du RGPD.

12. Droit d'introduire une réclamation

Si vous estimez que notre traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation du RGPD, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle belge, l'Autorité de protection des données :

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de l'État membre de l'UE dans lequel vous résidez ou travaillez, ou dans lequel la violation présumée a eu lieu.

13. Caractère obligatoire de la fourniture des données

Vous n'avez à fournir aucune donnée à caractère personnel pour utiliser notre site web ; les données techniques décrites ci-dessus sont enregistrées automatiquement lorsque vous le visitez.

Nous contacter est facultatif. Si vous ne fournissez pas vos coordonnées, nous ne pouvons pas répondre à votre demande.

Si vous êtes client, la fourniture de vos données a un caractère contractuel : nous en avons besoin pour conclure et exécuter le contrat, ce qui n'est pas possible sans elles. La fourniture des données nécessaires à la facturation a un caractère réglementaire, en vertu de la législation comptable et fiscale.

14. Modifications de la présente déclaration

Nous pouvons mettre à jour la présente déclaration. La date de « Dernière mise à jour » en haut de cette page indique quand elle a été révisée pour la dernière fois.

La présente déclaration est disponible en anglais, en néerlandais et en français ; les trois versions linguistiques font également foi.

Pour toute question sur la présente déclaration ou sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, contactez-nous à l'adresse info@almo-consulting.be.